Tipps MS Office © IT-Beratung Bernd Räke, Fürstenfeldbruck
Dynamischer Datenaustausch (DDE)
Die ganze Stärke von MS Office liegt im DDE (Dynamic Data Exchange): Zwischen zwei Office-Dateien werden Daten in Echtzeit übertragen. Zum Beispiel wird eine Tabelle aus Excel in einem Word- oder PowerPoint- Dokument direkt aktualisiert, wenn sich in Excel etwas ändert. So können z. B. zwei Mitarbeiter in einem Netzwerk auch Daten über größere Distanzen austauschen: Markieren Sie in Excel den Datenbereich, der per DDE übertragen werden soll. Kopieren Sie die Markierung z. B. mit der Tastenkombination Strg-c in die Zwischenablage. Wechseln Sie in die andere Anwendung, also z. B. Word. In Word 2007/2010 Register Start – Einfügen – Inhalte einfügen, in älteren Word-Versionen Bearbeiten – Inhalte einfügen.
Im Fenster „Inhalte einfügen“ wählen Sie „Verknüpfung einfügen“ und im Auswahlbereich „Als“ wählen Sie „Microsoft Office Excel Arbeitsmappe-Objekt“. Dieser Datenaustausch funktioniert wechselseitig zwischen allen Office-Dokumenten.
Installation
Sie ersparen sich viel Ärger, wenn Sie Ihre Office-Anwendung immer komplett auf der Festplatte installieren. Lästige Nachinstallationen („Bitte legen Sie die Original CD-ROM in das Laufwerk ein…“) bleiben Ihnen so erspart. Die modernen Festplatten haben ausreichend Platz für eine Komplett-Installation von Office.
Bilder/Fotos in ein Dokument einfügen und ausrichten
Die Folgende Vorgehensweise gilt für alle MS Office Dokumente: Register Einfügen – Grafik: Wählen Sie die Bilddatei aus und fügen Sie das Bild per Doppelklick in das aktuelle Dokument ein. Mit der rechten Maustaste klicken Sie in die Grafik. Ziehen Sie mit der linken Maustaste an einem der Eck-Markierungspunkte, um die Größe der Grafik einzurichten. Ziehen Sie niemals an den Ziehpunkten in der Mitte der Seitenlinien. Damit würde die Grafik verzerrt. Das Verhältnis von Höhe zu Seite wäre damit gestört… Mit der rechten Maustaste klicken Sie in das Bild. Über Textumbruch kann jetzt eingestellt werden, wie sich der Text zum Bild verhalten soll. In den meisten Fällen kann mit der Auswahl passend der Text um das Bild herumlaufend erzwungen werden. Weiter erreichen Sie mit dieser Einstellung, das das Bild sich frei bewegen lässt (alle Einstellungen, außer der oberen Auswahl Mit Text in Zeile erreicht man diese Option, mit jeweils anderen Effekten. Über Weitere Layoutoptionen können Sie weitere Einstellungen für das Bild vornehmen.