Tipps MS Excel 2007/2010 © IT-Beratung Bernd Räke, Fürstenfeldbruck
Zellbereich markieren
Um z. B. den Bereich C3:E12 zu markieren, klicken Sie mit der linken Maustaste in die Mitte(!) der Zelle C3 und danach mit gedrückter Shift-Taste (Umschalttaste) in die Mitte der Zelle E12.
Optimale Spaltenbreite einstellen
Für eine bessere Übersicht und vor allem für den optimalen Ausdruck muss die optimale Spaltenbreite eingestellt werden. Es wird sowohl auf dem Bildschirm als auch bei Ausdruck der vorhandene Platz optimal genutzt. Markieren Sie alle zu optimierenden Spalten: Klicken Sie mit der linken Maustaste in den Spaltenkopf der letzten Spalte und ziehen Sie mit gedrückter Maustaste bis zur ersten Spalte. Wenn man von rechts nach links zieht, kann die Markierung nicht „ins Unendliche“ laufen sondern bleibt am linken Rand „hängen“. Dann doppelklicken Sie auf die Linie zwischen zwei Spaltenköpfen. Alle Spalten sind jetzt nur noch so breit wie maximal nötig.
Gleichbreite Spalten einstellen
Für manche Ausdrucke oder Listen braucht man gleich breite Spalten. Markieren Sie alle zu optimierenden Spalten: Klicken Sie mit der linken Maustaste in den Spaltenkopf der letzten Spalte und ziehen Sie mit gedrückter Maustaste bis zur ersten Spalte. Wenn man von rechts nach links zieht, kann die Markierung nicht „ins Unendliche“ laufen sondern bleibt am linken Rand „hängen“. Dann klicken Sie auf die Linie zwischen zwei Spaltenköpfen und ziehen ein winziges Stück nach links oder nach rechts . Alle Spalten sind jetzt genau so breit wie die gerade angeklickte Spalte.
Optimale Zeilenhöhe einstellen
Für eine bessere Übersicht und vor allem für den optimalen Ausdruck muss die optimale Zeilenhöhe eingestellt werden. Es wird sowohl auf dem Bildschirm als auch bei Ausdruck der vorhandene Platz optimal genutzt. Markieren Sie alle zu optimierenden Zeilen: Klicken Sie mit der linken Maustaste in den Zeilenkopf der untersten Zeile und ziehen Sie mit gedrückter Maustaste bis zur obersten Zeile. Wenn man von unten nach oben zieht, kann die Markierung nicht „ins Unendliche“ laufen sondern bleibt am oberen Rand „hängen“. Dann doppelklicken Sie auf die Linie zwischen zwei Zeilenköpfen. Alle Zeilen sind jetzt nur noch so hoch wie maximal nötig.
Gleichbreite Zeilen einstellen
Für manche Ausdrucke oder Listen braucht man gleich hohe Zeilen. Markieren Sie alle zu optimierenden Zeilen: Klicken Sie mit der linken Maustaste in den Zeilenkopf der letzten Zeile und ziehen Sie mit gedrückter Maustaste bis zur obersten Zeile. Wenn man von unten nach oben zieht, kann die Markierung nicht „ins Unendliche“ laufen sondern bleibt am oberen Rand „hängen“. Dann klicken Sie auf die Linie zwischen zwei Zeilenköpfen und ziehen ein winziges Stück nach oben oder nach unten. Alle Zeilen sind jetzt genau so hoch wie die gerade angeklickte Zeile.
Statusleiste zeigt nützliche Details
Ist ein Zellbereich markiert, zeigt Excel unten in der Statusleiste interessante Details an: Klicken Sie hierfür mit der rechten Maustaste in die Statusleiste.
Benutzerdefinierte Listen
Wenn man „Januar“ in Zelle A1 einträgt und dann mit der linken Maustaste die Zelle in ihrem unteren rechten Eck anklickt und gedrückt nach unten zieht, werden die unter halb von A1 liegenden Zellen mit den Monatsnamen gefüllt. So definieren Sie eine neue benutzerdefinierte Liste: Tragen Sie z B. die Namen aller Hauptstädte der deutschen Bundesländer in einer Spalte untereinander ein (z. B. von Zelle A1 bis A16). Markieren Sie den Bereich A1 bis A16. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Schaltfläche Office links oben im Fenstereck. Im nächsten Fenster klicken Sie unten mit der linken Maustaste auf „Excel Optionen“, dann auf das Register „Häufig verwendet“. In der obersten Rubrik finden Sie die „benutzerdefinierten Listen“. Links neben der Schaltfläche „importieren“ sehen Sie den markierten Bereich „$A$1:$A$16“ eingetragen. Mit der linken Maustaste klicken Sie auf „Importieren“. In ihrer Excelmappe können Sie jetzt die neue Liste z.B. mit „Kiel“ starten.
Relative und absolute Bezüge
In Formeln wird meist auf bestimmte Zellen verwiesen: Die Bezüge.
In meinem Beispiel benutze ich (außer den Summen) 3 Formeln: In den Zellen
E6: =C6*D6
F6: =E6*$F3
G6: =E6+F6
Bei der Eingabe der zweiten Formel drücke ich nach der „3“ zweimal auf die Funktionstaste „F4“. Damit wird das „$“-Zeichen vor der Zeile (3) erzeugt und somit die Zeile 3 fixiert (absoluter Bezug auf die Zeile). Wenn man jetzt die Zelle F3 nach unten zieht (Ziehpunkt im rechten unteren Eck gedrückt halten und bis Zelle F10 runterziehen), bleibt in der Formel der Bestandteil F3 fixiert, während alle anderen Bezüge sich ändern (siehe rechtes Schaubild).
F4 1x drücken ergibt $F$3 absoluter Bezug auf die Zelle F3
F4 2x drücken ergibt F$3 relativer Bezug auf die Spalte F, absoluter Bezug auf die Zeile 3
F4 3x drücken ergibt $F3 absoluter Bezug auf die Spalte F, relativer Bezug auf die Zeile 3
F4 4x drücken ergibt F3 relativer Bezug auf die Zelle F3
Diese Methode verhindert Fehler: Häufig wird anstelle des „$“-Zeichens versehentlich „§“ oder sogar „%“ gedrückt.